Privatlivspolitik


Privatlivspolitik — GapSolutions A/S

GapSolutions A/S (CVR: 38582356) er dataansvarlig for de oplysninger, vi behandler om dig. Det betyder, at det er vores ansvar, at dine personoplysninger bliver håndteret i overensstemmelse med lovgivningen, herunder principperne i databeskyttelsesforordningens art. 5.

Som dataansvarlig har vi også pligt til at oplyse dig om, hvilke personoplysninger vi behandler, hvorfor og hvordan vi behandler dem, hvor længe vi beholder dem, og hvordan du kan få fat på os angående dine oplysninger, samt hvordan du kan udøve dine rettigheder i den forbindelse.

Denne privatlivspolitik dækker alt dette for en række forskellige situationer. Hvis din situation ikke er dækket i denne politik, f.eks. hvis du er ansat hos os, så har vi særskilte dokumenter med nærmere information, som vi gør tilgængelige for dig.

Kontaktoplysninger:

Hvis du ønsker at kontakte os angående vores behandling af dine personoplysninger, kan du gøre det på:

Uraniavej 6, 8700 Horsens

og/eller +45 8844 0808

Behandling af personoplysninger

Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til en person, direkte eller indirekte.

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi behandler dine personoplysninger fra vi indsamler dem, lagrer og bruger dem og indtil vi sletter dem.

Vi behandler kun oplysninger om dig, hvis det er nødvendigt og opfylder et konkret formål. Vi behandler altid dine personoplysninger fortroligt.

Databeskyttelse

Det er vores ansvar at beskytte alle personoplysninger i vores varetægt imod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse eller uautoriseret adgang.

Derfor har vi truffet både tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at sikre dem. Vi står desuden inde for, at behandlingen kun finder sted, når vi kan leve op til alle vores forpligtelser indenfor databeskyttelse.

Vi holder data ajour

Da vores ydelser er afhængige af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer.

Du kan altid benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer.

Vi vil sørge for at få alt ajourført. Mindre fejl vi selv bliver opmærksomme på, f.eks. stavefejl i navn eller adresse, retter vi naturligvis uden videre.

Hvor har vi dine personoplysninger fra

Vi indsamler personoplysninger om dig på forskellige måder, herunder eksempelvis:

  • Ved at du selv afgiver oplysninger ved at besvare et spørgeskema, udfylde en formular på hjemmesiden eller kontakte os telefonisk.
  • Ved at du kommenterer eller følger os på sociale medier, såsom LinkedIn.

Når vi behandler personoplysninger, har vi altid et specifikt formål. Du kan læse mere om dem nedenfor.  For hver behandlingstype kan du også se de lovlige grundlag – også kaldet behandlingsgrundlag – for alle behandlingerne.

Det lovlige grundlag betyder, at vi kan pege på en bestemmelse i en lov, som giver os lov til at behandle oplysningerne. Du vil også kunne se, hvor længe vi beholder oplysningerne. Vi har sorteret behandlingsaktiviteterne under overskrifter, så du nemt kan finde frem til de beskrivelser, der gør sig gældende for netop din situation.

Virksomhedens ydelser

Ved køb af vores ydelser

Når du køber en ydelse hos os, indsamler og behandler vi følgende oplysninger om dig:

  • Navn.
  • E-mail.
  • Telefonnummer.
  • Titel.
  • Underskrift.

Vores formål med behandlingen af dine personoplysninger er at modtage og behandle din ordre og dermed kunne levere vores ydelse.

Vores behandlingsgrundlag er:

  • Det er nødvendigt for opfyldelsen af en kontrakt med dig (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b)

Som udgangspunkt sletter vi oplysningerne senest 5 år efter endt ydelse.  

Når vi er databehandler

Vi leverer vores ydelser til andre virksomheder, og når vi gør det, bliver vi databehandler for dem. Det er altid den dataansvarlige, som skal oplyse om formål og lovgrundlag for behandlingen, så i de tilfælde, hvor vi kun behandler personoplysninger på vegne af en dataansvarlig, kan vi ikke informere om detaljerne omkring behandlingen.

Du skal kontakte den dataansvarlige for at få mere information. Skulle du alligevel kontakte os, kan vi ikke besvare din henvendelse, men om muligt blot sende den videre til rette dataansvarlige, alt efter hvad der måtte være aftalt imellem os og den dataansvarlige.

Videregivelse af oplysninger

Vi benytter eksterne leverandører/samarbejdspartnere til opbevaring og behandling af personoplysninger. Når vi benytter en databehandler, har vi indgået en databehandleraftale med dem. De behandler derfor udelukkende personoplysninger på vores vegne og må ikke anvende dem til deres egne formål.

Vi prioriterer leverandører fra EU, samt fra tredjelande, som EU Kommissionen har godkendt ift. beskyttelsesniveauet omkring personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens art. 45. 

I visse tilfælde videregives personoplysninger til selvstændige datamodtagere, som fx SKAT, bank, revisor mv.

Usikre tredjelande

Vi anvender desuden nogle databehandlere/leverandører i usikre tredjelande. Når tredjelandenes lovgivning ikke tilbyder den samme sikkerhed, som EU gør, har vi skærpede forpligtelser i beskyttelsen af dine data. 

Dine oplysninger kan overføres til datamodtagere i USA baseret på EU Kommissionens standardkontrakter (databeskyttelsesforordningens art. 46, stk. 2, litra c) eller Data Privacy Framework (databeskyttelsesforordningens art. 45, stk. 9).  Hvis du ønsker yderligere information, er du velkommen til at kontakte os. Du kan også få udleveret dokumentation for passende garantier.

Kundeservice, support og salg

Når du henvender dig til os pr. mail, telefon, kontaktformular på hjemmesiden eller pr. almindeligt brev, behandler vi følgende oplysninger om dig:

  • Dine kontaktoplysninger samt indholdet af din henvendelse.

Formålet med at behandle dine personoplysninger er, at vi gerne vil yde dig en god service og behandle din henvendelse.

Vi behandler oplysningerne på følgende behandlingsgrundlag:

  • Vi behandler dine oplysninger for at kunne yde dig en service i forbindelse med en kontrakt (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b)
  • Vi behandler dine oplysninger ud fra en legitim interesse i at kunne besvare dine spørgsmål og eventuelt indgå en uddybende samtale for at kunne afdække dine behov (databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1 litra f)

Vi sletter dine personoplysninger, når formålet med opbevaringen ikke længere er til stede. Vi vurderer dette for hver specifik henvendelse og henvendelsens karakter. Vi behandler dine personoplysninger, så længe vi har en korrespondance med dig. Når korrespondancen er afsluttet og indholdet af den ikke giver anledning til yderligere handling, sletter vi dine oplysninger.

Når du finder os online

Cookies
En cookie er en lille tekstfil, som bliver gemt på din computer, tablet eller mobiltelefon. En cookie er ikke et program, der kan indeholde virus eller anden skadelig software.

Nogle cookies er nødvendige for at få hjemmesider til at fungere. Med cookies kan man også lave statistik for brugernes besøg på hjemmesiden samt kortlægge brugen af den. På den måde kan man optimere og tilpasse en hjemmeside til specifikke behov og interesser. En del hjemmesider anvender individuelle brugsdata til at vise indhold tilpasset den enkelte bruger.

Da du indledte dit besøg på vores hjemmeside, mødte du et cookie-banner, hvor du fik information om de cookies vi anvender. Der havde du også mulighed for at afvise alle cookies, der ikke er strengt nødvendige for hjemmesidens funktioner.

Nødvendige cookies:

Hvis kun de strengt nødvendige cookies er aktive, behandler vi kun følgende oplysninger:

  • Samtykkestatus, IP-adresse og dynamisk IP-adresse

Vores formål med behandlingen er:

  • At gemme dit valg ang. cookies, så vi kan respektere din afvisning af alle valgfrie cookies.
  • At kunne administrere vores hjemmeside med nødvendigt indhold, funktionalitet og sikkerhed.

Vores behandlingsgrundlag er:

  • Nødvendighed for vores legitime interesse i at efterkomme din afvisning af cookies (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f)
  • Nødvendighed for vores legitime interesse i stabil og sikker drift af vores hjemmeside (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f)

De personoplysninger vi behandler, i forbindelse med brugen af nødvendige cookies, bliver slettet, enten når dit besøg på vores hjemmeside slutter, eller når du lukker din browser (session cookies), eller når vi har anonymiseret oplysningerne til analyser af sikkerhedsforanstaltninger på siden.

Valgfrie cookies:

Hvis du gav samtykke til en eller flere slags valgfrie cookies, behandler vi desuden følgende oplysninger:

  • IP-adresse, dynamisk IP-adresse og cookies, eller oplysninger, der fremgår af en kontaktformular, såsom navn, telefonnummer og e-mail

Vores formål med behandlingen varierer for de forskellige cookies, der er i brug.

Hvis du vil læse nærmere om hver enkelt cookie, kan du finde mere detaljeret information i vores cookie politik her: https://gapsolutions.dk/cookiepolitik/


Vores formål med behandlingen fordeler sig overordnet på:

  • For de valgfrie statistiske/analytiske cookies: Vores mulighed for at anvende oplysninger om dit besøg på hjemmesiden til at lave anonymiserede statistikker for den samlede brug af hjemmesiden.
  • For markedsføringscookies: Vores mulighed for at udveksle oplysninger med vores samarbejdspartnere om din sporede aktivitet på tværs af hjemmesider, så vi og vores partnere kan anvende de indsamlede oplysninger til markedsføring tilpasset dine interesser.

Vores behandlingsgrundlag for ovenstående er:

  • Det samtykke du har givet via vores cookiebanner (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a)

Vi sletter personoplysningerne igen, når de har opfyldt det formål, vi havde med at indsamle dem. Det betyder, at kriterier, der udløser sletning, opstår henholdsvis:

  • Ved afslutningen af dit besøg på hjemmesiden, eller når du lukker din browser (session cookies),
  • Når informationerne er blevet anonymiseret til udarbejdelsen af statistikker og analyser
  • Når du trækker dit samtykke tilbage.
  • Når det samtykke, du har givet, udløber – dette kan variere for hver enkelt cookie.

Du kan altid læse mere om vores cookies i vores cookiepolitik her: https://gapsolutions.dk/cookiepolitik/ hvor du også kan genbesøge og justere dit samtykke.

Nyhedsbrev

Når du melder dig til at modtage vores nyhedsbrev, behandler vi følgende oplysninger om dig:

  • Navn.
  • E-mail.

Formålet er at levere et nyhedsbrev til dig, som retter sig mod dine interesser og ønsker, så du oplever, at indholdet er relevant, samt at indsamle data på, om vi har haft succes med det mål.

Vi behandler disse oplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

  • Du har samtykket til, at vi må sende dig nyhedsbrevet (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a)

Vi sletter dine personoplysninger, når du trækker dit samtykke tilbage. Du kan til enhver tid frit tilbagekalde dit samtykke ved at bruge “afmeld”-linket, som fremgår i alle nyhedsbreve, og/eller kontakte os direkte og tilbagekalde dit samtykke.

Sociale medier

Når du liker og / eller følger os på sociale medier, behandler vi følgende oplysninger om dig:

  • Dit navn.
  • Dine likes & kommentarer.
  • Indholdet af den besked, som du sender til os.
  • Backend-statistik fra vores platforme, samlet fra dine brugerinteraktioner. Vi har kun adgang til oplysningerne i pseudonymiseret form. Det er således kun de enkelte sociale medier, der kan identificere dig på baggrund af oplysningerne. Du kan læse mere om deres behandling af dine oplysninger i den sociale medieplatforms privatlivspolitik.

Vores formål med behandlingen af dine personoplysninger er at holde interesserede følgere opdaterede på bl.a. nye opmærksomhedspunkter, nye ansættelser, arrangementer mv. Vi behandler personoplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

  • Vores interesse i markedsføring af vores forretning/ydelser (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f)

LinkedIn

Vi er fælles dataansvarlige med LinkedIn for de oplysninger om dig, der indsamles, når du besøger vores side. Det betyder at vi sammen med LinkedIn skal fordele og fastlægge ansvaret for at overholde lovgivningen omkring behandlingen af dine personoplysninger.

Du kan finde vores aftale om fælles dataansvar her: https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum

Hvis du ikke har en profil på LinkedIn, indsamles der oplysninger om din enhed, lokation/geodata og oplysninger om din adfærd på LinkedIn og udenfor LinkedIn, eks. besøg på hjemmesider.

Hvis du har en profil på LinkedIn, indsamles der også oplysninger, som du har givet tilladelse til i forbindelse med oprettelse af din profil såsom reaktioner, kommentarer og delinger, du og andre foretager.

Vi modtager kun de oplysninger, som du selv sender til os i form af din henvendelse, like eller kommentar. Herudover modtager vi anonyme statistiske oplysninger om brugerne fra LinkedIn, via en funktion kaldet LinkedIn Page Analytics.

Hvis du ønsker at slette dine oplysninger hos LinkedIn, skal du slette din profil. Hvis du sletter din profil, betyder det også, at dine opslag, billeder og oplysninger bliver slettet. Har du spørgsmål til LinkedIn Page Analytics, skal du kontakte LinkedIn.

Facebook (Metas platforme)

Vi er fælles dataansvarlige med Meta for de oplysninger om dig, der indsamles, når du besøger vores sider på Facebook, Instagram eller Threads. Det betyder, at vi sammen med Meta skal fordele og fastlægge ansvaret for at overholde lovgivningen, når vi behandler dine personoplysninger.

Du kan finde vores aftale om fælles dataansvar her: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum

Meta anvender Insights på Facebook / Instagram for at indsamle statistiske oplysninger om besøgendes adfærd på siden, herunder alder, køn, parforholdsstatus, arbejde, livsstil, interesseområder, oplysninger om køb og geografiske oplysninger. Til dette formål har Meta placeret cookies på din enhed, når du besøger Facebook/Instagram. Alle cookies indeholder en unik identifikationskode, og de forbliver aktive i en periode af to år, medmindre de bliver slettet før udløbet af denne periode. Meta indsamler, gemmer og behandler dine personoplysninger ved hjælp af disse cookies. Vi modtager kun de samlede statistikker baseret på disse oplysninger. Du kan at læse mere om Facebooks/Instagrams brug af cookies her:  https://m.facebook.com/policies/cookies/  og Politik om cookies | Hjælp til Instagram

Vi videregiver ikke oplysninger om dig, som vi modtager fra Meta. Meta kan dog videregive oplysninger om dig til tredjeparter. Du kan læse mere om dette under punktet ”hvordan deles disse oplysninger” i deres Privacy Policy. 

Hvis du ønsker at slette dine cookies, kan du se hvordan via vores Cookiebanner, eller du kan kontakte Meta.

Meta behandler oplysninger om dig, også selvom du ikke har en konto hos dem. Du kan læse mere om dette her: Metas politik om beskyttelse af personlige oplysninger – Sådan behandler og bruger Meta brugerdata | Center for privatindstillinger (facebook.com)

Vores organisation

Leverandører og samarbejdspartnere

Når vi indgår aftaler med leverandører eller andre samarbejdspartnere, er det nødvendigt for os at behandle personoplysninger om kontaktpersoner. Vi behandler typisk følgende typer af oplysninger

  • Navn
  • E-mail
  • Telefonnummer
  • Stilling
  • Underskrift

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at efterleve vores forpligtelser i henhold til aftalen, samt sikre nem kommunikation.

Vi behandler disse oplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

  • Vores forpligtelser i henhold til vores kontrakt (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b)

Oplysninger indsamlet i forbindelse hermed vil som udgangspunkt blive slettet, når aftalen er opfyldt, medmindre der foreligger en konkret grund til at gemme oplysningerne i et længere tidsrum, fx en garantiperiode, eller hvis der opstår et behov for at reklamere.

Vi skal opbevare regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som købet eller salget vedrører. Heri kan der indgå personoplysninger, som vil blive slettet samtidig med regnskabsmaterialet. 

Rekruttering

Hvis du søger en stilling hos os, vil vi behandle de oplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter. Hvis vi indhenter udtalelser fra nogle af de referencer, du har angivet, bliver de indhentede oplysninger behandlet sammen med din ansøgning. Det er ikke nødvendigt, at du skriver dit CPR-nummer på.

Formålet med at behandle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos os.

Vi behandler dine almindelige personoplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

  • På baggrund af vores legitime interesse, som er at vurdere dine kvalifikationer og kompetencer i forhold til den opslåede stilling (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f).

Hvis vi i forbindelse med rekrutteringen behandler CPR-nummer eller oplysninger om strafbare forhold, sker det på følgende behandlingsgrundlag:

  • Hvis du søger en stilling, som kræver, at vi ser dine eksamensbeviser eller andre dokumenter, hvoraf dit CPR-nummer fremgår, behandler vi det med det formål at verificere ægtheden af ​​dine dokumenter. Det gør vi for at kunne etablere, udøve eller forsvare os mod retskrav. Retsgrundlaget er (databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, jf. § 7, stk. 1 jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f).
  • Der indhentes straffeattest, hvis det findes relevant for jobbet. Formålet med at indhente ansøgerens straffeattest er at sikre os, at ansøgeren ikke er straffet for forhold, som er af relevans for stillingen. Vi gør dette på baggrund af, at du har givet samtykke til det (databeskyttelseslovens § 8, stk. 3).

Hvis du fremsender personoplysninger af følsom karakter, behandler vi disse på følgende retsgrundlag:

  • Vores legitime interesse, i at vurdere din mulige fremtid hos os samt fastlæggelse eller forsvar af et eventuelt retskrav vedrørende rekrutteringsprocessen (henholdsvis databeskyttelsesforordningens 6, stk. 1, litra f og c samt art. 9, stk. 2, litra f).

Ansøgning og bilag kan gemmes i op til 6 måneder, efter rekrutteringsprocessen er afsluttet, hvorefter dine oplysninger vil blive slettet. Formålet med opbevaring efter endt rekrutteringsforløb er at sikre interesser i tilfælde af eventuelle indsigelser mod diskrimination, forskelsbehandling o.lign. under rekrutteringsprocessen.

Ønsker vi at gemme din ansøgning med bilag, med henblik på mulig fremtidig ansættelse, vil dette ske på baggrund af dit samtykke (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a).

Hvis du sender os en uopfordret ansøgning, opbevarer vi den i maksimalt 6 måneder, hvorefter vi sletter den.

Efter databeskyttelsesreglerne har du ret til at få oplyst, om meddelelse af personoplysninger er lovpligtigt eller et krav, der skal være opfyldt for at indgå en kontrakt, om du har pligt til at give personoplysningerne og om de eventuelle konsekvenser af ikke at give sådanne oplysninger.

Vi bemærker i den forbindelse, at det følger af helbredsoplysningsloven, at du som lønmodtager inden ansættelsen skal oplyse, om du er bekendt med at lide af en sygdom eller har symptomer på en sygdom, som vil have væsentlig betydning for din arbejdsdygtighed ved det pågældende arbejde. Det betyder, at du skal give os besked om sådanne tilstande eller symptomer, enten når du bliver bedt om det eller på eget initiativ, og hvis du ikke gør det, kan det betyde, at du ikke kan forblive i stillingen.

Derudover bemærkes det, at hvis du bliver tilbudt ansættelse, skal vi bruge visse personoplysninger om dig til at udarbejde din ansættelseskontrakt, herunder bl.a. dit navn og din adresse, jf. bestemmelserne i ansættelsesbevisloven. Hvis du ikke ønsker at give de oplysninger, du er forpligtet til at give i overensstemmelse med helbredsoplysningsloven, og de oplysninger, der er er nødvendige for, at der kan udarbejdes en ansættelseskontrakt, vil det ikke være muligt at tilbyde dig ansættelse.

Dine rettigheder

Du kan ved henvendelse til kontaktoplysningerne øverst på siden:

  • få indsigt i de personoplysninger vi har om dig
  • få berigtiget dine personoplysninger
  • anmode om sletning af dine personoplysninger
  • få begrænset behandlingen af dine personoplysninger
  • få udleveret dine personoplysninger mhp. at overflytte til en anden dataansvarlig (dataportabilitet)
  • gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger. Hvorvidt vi kan imødekomme din indsigelse, afhænger af en vurdering af f.eks. legitim interesse (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f). Du vil modtage en forklaring på denne vurdering og dens resultater.

I visse situationer baserer vores behandling af dine personoplysninger sig på et særskilt samtykke (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a). Hvis du giver samtykke til os, er dit samtykke frivilligt, og det har ingen konsekvenser for dig, hvis samtykke ikke gives, kun gives til enkelte punkter eller senere tilbagekaldes. Tilbagekaldelse af samtykket kan ske til enhver tid ved at benytte kontaktoplysningerne ovenfor. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger i tiden fra dit tidligere meddelte samtykke til tidspunktet for tilbagetrækningen.

Når du henvender dig med en anmodning om at gøre brug af ovenstående rettigheder, vil vi svare dig indenfor en måned. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, får du en begrundelse for det.

For at gøre brug af dine rettigheder, eller hvis du har spørgsmål til ovenstående, kan du henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst på siden. 

Hvis du efterfølgende er utilfreds med måden, hvorpå vi behandler dine oplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet.