Artikel i forbindelse med udsendelse af nyhedsmail den 22. marts 2024.

Vi har opdateret og forbedret vores skabeloner til oplysningsdokumenter, samtykke mv. inde i portalen.

Nedenfor følger et overblik over de mest relevante ændringer.

Nogle skabeloner er i dag delt op, og man vil derfor opleve, at der nu er specifikke oplysningsdokumenter til det offentlige og det private.

Dette skyldes, at der over tid er sket en ændring i de hjemler, som det offentlige kan bruge i forhold til det private. Tidligere var det opfattelsen, at det offentlige på området for ansættelse skulle benytte de hjemler, der gælder for det private, da behandlingshjemlen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e kun var tiltænkt kerneområdet for den offentlige myndigheds udøvelse. Dette er ikke længere tilfældet, og litra e har dermed overtaget mange behandlingshjemler indenfor det offentlige, hvorfor også oplysningsdokumenterne har haft brug for en opdatering.

Følgende dokumenter findes nu i en version til det offentlige og en version til det private:

• Oplysningsdokument til medarbejderne
• Oplysningsdokument til bestyrelsesmedlemmer
• Privatlivspolitik til hjemmesiden

Hvis I det seneste halvår har haft en implementering med en konsulent, er dette ikke noget som I skal bekymre jer om, da konsulenterne løbende har været opmærksomme på opdateringen af behandlingshjemlerne – også i jeres oplysningsdokumenter.

Hvis I har en serviceaftale, skal konsulenterne også nok sørge for, at jeres dokumenter opdateres, hvis det er nødvendigt.

I portalen kan du også finde en ny vejledning til cookie-implementering.

De øvrige dokumenter er nu visuelt tilpasset, således at det tydeligt fremgår, at der er tale om skabeloner fra GapSolutions.

Hjælpetekster i standarddokumenter, som fx EU SCC’er samt Datatilsynets databehandleraftale, er i dag fjernet.

Følgende dokumenter er udgået fra GapPortalen:

• Vejledningen til databrud – indholdet heraf findes integreret i både persondatapolitikken samt GDPR-håndbogen
• Fortrolighedserklæringen kan tilkøbes hos vores konsulenter, men da erklæringen ikke omhandler GDPR, vil det ikke være en skabelon i portalen
• Kontrolskemaet på engelsk ligger under den engelske version af portalen. Du kan let skifte til engelske dokumenter og ordlyd ved at ændre i din profil. De engelske skabeloner vil også i den kommende tid blive opdateret
• Vurderinger af databehandlerkonstruktioner – dette er et komplekst område, der kan variere meget i forhold til den service som leveres, og vi anbefaler, at man kontakter en konsulent, hvis man har spørgsmål hertil

Hvis I har spørgsmål til ændringer i dokumenterne, er I naturligvis velkomne til at kontakte os.

Vores konsulenter står også klar til at assistere med en tilpasning af skabelonerne til netop jeres organisation.

Kontakt én af vores konsulenter for hjælp